Formulario W-8

¿Qué es un formulario W-8 y por qué debo completarlo?

La agencia gubernamental estadounidense IRS ("Internal Revenue Service" o Servicio Tributario Interno) exige que Zazzle recopile formularios W-8 BEN de cada receptor de pagos internacional para establecer su estado de no residente en los EE. UU. y para reclamar la propiedad efectiva de los beneficios. Según la ley fiscal estadounidense, Zazzle no podrá procesar el pago a no residentes a menos que reciba un formulario W-8 BEN debidamente cumplimentado. Estos formularios sirven para determinar la tasa de retención de impuestos que debe aplicarse a los pagos que envía Zazzle a los diseñadores y socios no residentes. Una vez aprobado tu formulario W-8, Zazzle podrá comenzar a pagarte, ya sea con la retención de la tasa de impuestos estándar del 30% asignada por el IRS, o con una tasa menor si resides en uno de los países aplicables (más información a continuación). El IRS proporciona una gran cantidad de información en cuanto a formularios W-8 en su página web: https://www.irs.gov/instructions/iw8ben/ch01.html

Descargo de responsabilidad

La información relacionada con los formularios W-8 puede resultar confusa, ya que los diseñadores y socios procedentes de diferentes países deberán aportar información distinta en sus respectivos formularios. Zazzle no ofrece asesoramiento fiscal. Te recomendamos que consultes con un profesional. Sin embargo, hemos recopilado cierta información general hasta la fecha en relación con el formulario W-8 y su procesamiento. Los siguientes puntos están basados en las situaciones que nos encontramos más a menudo. 

Tipos de formularios W-8

En 2014, el IRS elaboró varios tipos de formularios W-8 diseñados para diferentes situaciones fiscales. Todos estos tipos de formulario W-8 se encuentran en la página web del IRS estadounidense: https://apps.irs.gov/app/picklist/list/formsPublications.html;jsessionid=XX-O2sg-ix4OTXpHWK+OGA__?value=W-8&criteria=formNumber&submitSearch=Find

Según nuestra experiencia en Zazzle, los formularios W-8 más usados son el W-8 BEN, para personas individuales, y el W-8 BEN-E, para entidades legales como corporaciones y sociedades. Hay otras versiones del formulario W-8, destinadas a otras tipos específicos de entidades comerciales. Lee con atención las descripciones y la información que se incluye con cada formulario para determinar cuál es el más apropiado para tu situación fiscal. 

¿Qué datos debo rellenar? (Basado en el formulario W-8 BEN para personas individuales)

**Atención: debes usar tu nombre completo y dirección legales según estén registradas con tu gobierno. Además, debes asegurarte de que usas los mismos datos en los Ajustes de pago de tu cuenta de Zazzle, ya que nosotros usamos esa información para verificaciones, incluida la verificación de la información que incluyas en tu formulario W-8.

Zazzle acepta dos niveles de formulario cumplimentado:

Nivel básico:  el primer nivel, el más básico, consiste en proporcionar toda la información que aparece a continuación; esto permitirá que Zazzle comience a procesar tus pagos usando la tasa estándar de retención de impuestos del 30% según requiere el IRS:

  • Tu nombre legal completo (con el nombre de pila primero y los apellidos después) tal y como aparece en los registros de tu gobierno.
  • Tu país de nacionalidad.
  • Tu dirección legal, completa y permanente, incluido el código postal si existe (y tu dirección completa para envíos preferida, si tienes).
  • Tu fecha de nacimiento (ver formato en el formulario).
  • Tu firma (firma real o firma electrónica certificada).
  • La fecha de firma del formulario (ver formato en el formulario).
  • Tu nombre completo en mayúsculas bajo la firma.

Insistimos: la información que proporciones en el formulario W-8 debe ser la misma que la que aparece en los Ajustes de pago de tu cuenta de Zazzle y en los registros del gobierno de tu país.

Segundo nivel: El segundo nivel de formulario cumplimentado que acepta Zazzle se describe a continuación.

Vivo en un país que posee un tratado fiscal con los EE. UU. ¿Qué datos debo rellenar para beneficiarme de la tasa válida por el tratado fiscal? (Basado en el formulario W-8 BEN para personas individuales)

Ciertos países poseen tratados fiscales con los EE. UU. que permiten una tasa fiscal más baja que la tasa estándar de retención de impuestos para ciertos tipos de beneficios, como las regalías. Puedes ver la lista de países que poseen tratados fiscales con los EE. UU. y los propios tratados en este enlace: http://www.irs.gov/Businesses/International-Businesses/United-States-Income-Tax-Treaties---A-to-Z

Los residentes de países que poseen tratados fiscales con los EE. UU. tienen la opción de solicitar que se les aplique una tasa fiscal más baja que la estándar del 30% bajo ese tratado si proporcionan la siguiente información:

  • Toda la información requerida para el nivel básico, tal y como se detalla en la sección anterior.
  • Todas las partes de la sección del formulario "Claiming Tax Treaty Benefits" (Reclamar los beneficios de tratados fiscales).
  • Una o ambas de las siguientes opciones:
  1. Tu número de identificación fiscal individual emitido por el IRS ("ITIN" o "Individual Tax Identification Number") (https://www.irs.gov/individuals/general-itin-information). Para obtener más información sobre el ITIN: (https://forum.zazzle.com/news/action_required_international_designer_payment)
  2. Tu número de identificación fiscal (Foreign Tax ID number) emitido por tu país de residencia.

Al rellenar el formulario W-8, es conveniente recordar que este suele referirse al tipo de ingreso que recibes de Zazzle, como las regalías. Gran parte de la información que necesitas está disponible en el tratado fiscal entre los EE. UU. y tu país de residencia (ver enlace en el párrafo anterior); sin embargo, algunos países requieren descripciones más detalladas de la naturaleza de tus ganancias con Zazzle. Sería conveniente que hagas referencia a las definiciones del artículo del tratado fiscal que mejor describan el tipo de ingreso que recibes de Zazzle.

Además, las tablas fiscales de la publicación U. S. IRS Publication 515 te serán útiles para buscar la tasa fiscal apropiada aplicable bajo el tratado fiscal entre tu país de residencia en los EE. UU.: http://www.irs.gov/publications/p515/ar02.html

¿Dónde debo entregar mi formulario W-8?

Entrega tu formulario mediante una de estas vías:

  • Correo electrónico: zazzle-w8@zazzle.com
  • Fax: 1-650-362-2199
  • Correo postal: Zazzle Inc., 1800 Seaport Blvd., Redwood City, CA 94063, Estados Unidos

¿Qué ocurre si entrego un formulario W-8 para que me apliquen una tasa fiscal menor por un tratado fiscal pero a los pagos anteriores se aplicó la tasa estándar de retención del 30%?

Si estás en esta situación, quiere decir que en los archivos de Zazzle existe un formulario W-8 tuyo que no has cumplimentado correctamente y por lo tanto no hemos podido aplicarte la tasa fiscal por tratado; en este caso, IRS nos exige utilizar la tasa estándar del 30% hasta que recibamos el formulario debidamente cumplimentado. Si el único pago afectado ocurrió en los últimos 30 días a partir de la entrega del formulario W-8, tu formulario W-8 BEN debidamente cumplimentado será suficiente para recibir el reembolso de la diferencia entre la tasa fiscal estándar de retención del 30% y la tasa fiscal adecuada según el tratado fiscal con tu país de residencia. Este reembolso se incluirá en el siguiente pago de Zazzle.

Si tienes pagos (con la tasa estándar de retención aplicada) emitidos hace más de 30 días, consulta la información que aparece en este enlace y el documento de declaración jurada que deberás entregar junto con tu formulario W-8 BEN actualizado para recibir el reembolso: https://forum.zazzle.com/news/refunds_for_international_designers_of

Atención: debemos recibir tu formulario W-8 debidamente cumplimentado antes de las 12:00 AM (PST) del 1 de marzo para que puedas recibir los reembolsos relacionados con los pagos que recibiste el año natural anterior. Los formularios recibidos a las 12:00 AM (PST) del 1 de marzo o después de esta fecha solo tendrán derecho a recibir reembolsos correspondientes al año natural actual. Estos reembolsos reflejarán la diferencia entre las dos tasas de retención fiscal.

¿Tengo que hacer algo más después de que mi formulario W-8 haya sido procesado?

Hay ocasiones en las que necesitaremos que nos entregues un nuevo formulario W-8. Envíanos un formulario actualizado si:

  • hay cambios en cualquiera de tus datos presentes en el formulario W-8 (cambio de nombre, de dirección, etc.);
  • el IRS emite una nueva versión del formulario W-8;
  • se agota la validez de tu formulario W-8 actual (la validez de un formulario W-8 es de 3 años a partir de la fecha en que lo firmas);
  • el IRS emite nuevas normas que pudiesen afectar tus pagos.

¿Qué hago si soy ciudadano/a de los EE. UU. pero vivo en el extranjero?

Indica en los Ajustes de pago de tu cuenta de Zazzle que eres ciudadano/a de los EE. UU. y proporciónanos toda la información necesaria. Además, debes rellenar un formulario W-9 (https://apps.irs.gov/app/picklist/list/formsPublications.html;jsessionid=tqfXlHZyzBDZir9CZC+qSA__?value=w9&criteria=formNumber&submitSearch=Find) y enviárnoslo por correo electrónico, fax o correo ordinario mediante los mismos datos de contacto del formulario W-8.

¿Qué debo hacer si necesito más información?

Si necesitas más información, puedes escribir un correo electrónico a nuestra dirección de correo para cuestiones relacionadas con el formulario W-8: zazzle-w8@zazzle.com

Te recordamos que Zazzle no puede proporcionarte asesoramiento fiscal, por lo que te recomendamos encarecidamente que contactes con un profesional que pueda evaluar tu situación fiscal, ocuparse de tu caso individualmente y aconsejarte en cuanto a la información que debes incluir en tus formularios.