¿Qué es un formulario W-8 y por qué debo completarlo?

La agencia gubernamental estadounidense IRS ("Internal Revenue Service" o la Hacienda Pública) exige que Zazzle recopile formularios W-8 BEN de cada receptor de pagos internacional para establecer su estado de no residente en EE. UU. y para reclamar la propiedad efectiva de los beneficios. Según la ley fiscal estadounidense, Zazzle no podrá procesar el pago a no residentes a menos que reciba un formulario W-8 BEN debidamente cumplimentado. Estos formularios sirven para determinar la tasa de retención de impuestos que debe aplicarse a los pagos que emite Zazzle a los creadores y asociados no residentes en EE. UU. Una vez aprobado tu formulario W-8, Zazzle podrá comenzar a pagarte, ya sea con la retención de la tasa de impuestos estándar del 30% asignada por el IRS, o con una tasa menor si resides en uno de los países cualificados para ello (más información a continuación). Si deseas obtener más información sobre los formularios W-8 BEN (en inglés), no dudes en visitar la página web del IRS haciendo clic aquí.

Descargo de responsabilidad

La información relacionada con los formularios W-8 puede resultar confusa, ya que los creadores y asociados procedentes de diferentes países deberán aportar información distinta en sus respectivos formularios. Como Zazzle no puede ofrecer asesoramiento fiscal, te recomendamos que consultes con un profesional. Sin embargo, hemos podido recopilar cierta información general hasta la fecha en relación con el formulario W-8 y su tramitación. Los siguientes puntos están basados en las situaciones que nos encontramos más a menudo. 

Tipos de formularios W-8

En 2014, el IRS elaboró varios tipos de formularios W-8 diseñados para diferentes situaciones fiscales. Todos estos tipos de formulario W-8 se encuentran en la página web del IRS estadounidense. Los formularios W-8 más usados en Zazzle son el W-8 BEN, para particulares y el W-8 BEN-E, para entidades legales como sociedades anónimas y firmas. Pero también existen otras versiones del formulario W-8 destinadas a otros tipos específicos de entidades comerciales. Lee con atención las descripciones y la información que incluida en cada formulario para determinar cuál es el más apropiado para tu situación fiscal. 

¿Qué datos debo rellenar? (Basado en el formulario W-8 BEN para particulares)

**Atención: debes usar tu nombre y dirección legales completos según estén registradas con tu gobierno. Además, debes asegurarte de que usas los mismos datos en los "Ajustes de pago" de tu cuenta de Zazzle, ya que nosotros usamos dicha información con fines de verificación, incluida la información de verificación que incluyas en tu formulario W-8.

Zazzle acepta dos rangos de formulario cumplimentado:

Rango básico:  el primer rango, el más básico, consiste en proporcionar toda la información que aparece a continuación; la cual permitirá que Zazzle comience a tramitar tus pagos basándose en la tasa estándar de retención de impuestos del 30% según requiere el IRS:

• Tu nombre legal completo (con el nombre de pila primero y los apellidos después) tal y como aparece en los registros de tu gobierno.
• Tu país de ciudadanía.
• Tu dirección de residencia legal fija al completo; incluyendo el código postal si existe (y tu dirección para recibir correspondencia preferida al completo, si tienes).
• Tu fecha de nacimiento (ver formato en el formulario).
• Tu firma (firma real o firma electrónica certificada).
• La fecha de firma del formulario (ver formato en el formulario).
• Tu nombre completo en mayúsculas bajo la firma.

Insistimos: la información que proporciones en el formulario W-8 debe ser la misma que la que aparece en los "Ajustes de pago" de tu cuenta de Zazzle y en los registros del gobierno de tu país.

Segundo rango: El segundo rango de formulario cumplimentado que acepta Zazzle aparece descrito en la siguiente sección.

Vivo en un país que ha firmado un convenio fiscal con EE. UU. ¿Qué datos debo rellenar para beneficiarme de la tasa establecida por dicho convenio? (Basado en el formulario W-8 BEN para particulares)

Ciertos países han firmado convenios fiscales con EE. UU. que permiten la aplicación de una tasa fiscal más baja que la tasa estándar de retención de impuestos para ciertos tipos de beneficios, como las comisiones. Puedes ver la lista de países que han firmado convenios fiscales con EE. UU. y los propios convenios en este enlace (en inglés).

Los residentes de países que han firmado un convenio fiscal con EE. UU. tienen la opción de solicitar que se les aplique una tasa fiscal más baja que la estándar del 30% acogiéndose a dicho convenio si proporcionan la siguiente información:

• Toda la información requerida para el rango básico, tal y como se detalla en la sección anterior.
• Todas las partes de la sección del formulario titulada "Claiming Tax Treaty Benefits" ("Reclamar los beneficios de convenios fiscales en inglés").
• Una o ambas de las siguientes opciones:

1. Tu número de identificación fiscal particular emitido por el IRS ("ITIN" o "Individual Tax Identification Number"). Para obtener más información sobre el ITIN, haz clic aquí.
2. Tu número de identificación fiscal (Foreign Tax ID number) emitido por tu país de residencia.

Al rellenar el formulario W-8, es conveniente recordar que suele afectar al tipo de ingreso que recibes de Zazzle, como las comisiones. Gran parte de la información que necesitas está disponible en el convenio fiscal entre EE. UU. y tu país de residencia (ver enlace en el párrafo anterior); sin embargo, algunos países requieren descripciones más detalladas acerca de la naturaleza de tus ganancias con Zazzle. Sería conveniente que menciones los contenidos del artículo del convenio fiscal que mejor describan el tipo de ingreso que recibes de Zazzle.

Además, estos cuadros de impuestos te serán útiles para buscar la tasa fiscal apropiada aplicable bajo el convenio fiscal entre tu país de residencia y EE. UU.

¿Dónde debo entregar mi formulario W-8?

Entrega tu formulario a través de una de las siguientes vías:

• Correo electrónico: zazzle-w8@zazzle.com
  • Debe ser enviado desde la dirección de correo electrónico asociada con tu cuenta de Zazzle.
• Fax: 1-650-362-2199
  
  • Es necesario incluir el número de asociado en la parte 1, sección 7 del forumario W8 (ver más abajo).
• Correo postal: Zazzle Inc.,  811 Sandhill Road, Reno NEVADA 89521, Estados Unidos
  • Es necesario incluir el número de asociado en la parte 1, sección 7 del forumario W8 (ver más abajo).

Puedes encontrar tu número de asociado entrando en tu cuenta de Zazzle y haciendo clic aquí.

¿Qué ocurre si entrego un formulario W-8 para que me apliquen una tasa fiscal menor bajo un convenio fiscal pero a los pagos anteriores se les aplicó la tasa estándar de retención del 30%?

Si estás en esta situación, quiere decir que en los archivos de Zazzle existe un formulario W-8 tuyo que no has cumplimentado correctamente y, por lo tanto, no hemos podido aplicarte la tasa fiscal estipulada en el convenio. Desafortunadamente, el IRS nos exige que apliquemos la tasa estándar del 30% hasta que recibamos el formulario debidamente cumplimentado. Si el único pago afectado fue emitido en los 30 días posteriores a partir de la entrega del formulario W-8, tu formulario W-8 BEN debidamente cumplimentado será suficiente para recibir el reembolso de la diferencia entre la tasa fiscal estándar de retención del 30% y la tasa fiscal pertinente según el convenio fiscal con tu país de residencia. Este reembolso se incluirá en el siguiente pago de Zazzle.

Si tienes pagos (con la tasa estándar de retención aplicada) emitidos hace más de 30 días, consulta la información que aparece en este enlace y el documento de declaración jurada que deberás entregar junto con tu formulario W-8 BEN actualizado para recibir el reembolso.

Por favor, ten en cuenta que debemos recibir tu formulario W-8 debidamente cumplimentado antes de las 00:00 (hora del Pacífico o PST) del 1 de marzo para que puedas recibir reembolsos relacionados con los pagos que recibiste el año natural anterior. Los formularios recibidos a las 00:00 (PST) del 1 de marzo o después de esta fecha solo tendrán derecho a recibir reembolsos correspondientes al año natural actual. Dichos reembolsos reflejarán la diferencia entre las dos tasas de retención fiscal.

¿Tengo que hacer algo más después de que mi formulario W-8 haya sido procesado?

Hay ocasiones en las que necesitaremos que nos entregues un nuevo formulario W-8. Envíanos un formulario actualizado si:

• hay cambios en cualquiera de tus datos actuales en el formulario W-8 (cambio de nombre, de dirección, etc.);
• el IRS emite una nueva versión del formulario W-8;
• la validez de tu formulario W-8 actual caduca (la validez de un formulario W-8 es de 3 años a partir de la fecha en que lo firmas);
• el IRS emite nuevas normas que pudiesen afectar tus pagos.

¿Qué hago si soy un ciudadano de EE. UU. pero vivo en el extranjero?

Indica en los "Ajustes de pago" de tu cuenta de Zazzle que eres ciudadano de los EE. UU. y proporciónanos toda la información necesaria. Además, debes rellenar un formulario W-9 y enviárnoslo por correo electrónico, fax o correo postal haciendo uso de los mismos datos de contacto del formulario W-8 mencionados arriba.

¿Qué debo hacer si necesito más información?

Si deseas obtener más información, puedes escribir un correo electrónico a nuestra dirección de email para cuestiones relacionadas con el formulario W-8: zazzle-w8@zazzle.com

Te recordamos que Zazzle no puede proporcionarte asesoramiento fiscal, por lo que te recomendamos encarecidamente que contactes con un profesional que pueda evaluar tu situación fiscal, ocuparse de tu caso individualmente y aconsejarte en cuanto a la información que debes incluir en tus formularios.