Wat is een W-8 formulier en waarom moet ik er een invullen?

De Internal Revenue Service (“IRS”), een Amerikaanse overheidsinstantie, verplicht Zazzle om W-8BEN formulieren te verzamelen van alle internationale begunstigden om vast te stellen dat men niet woonachtig is in de VS en om eigendom van het inkomen te claimen. Overeenkomstig met de Amerikaanse belastingwet, zal Zazzle geen betalingen uitkeren aan niet-ingezetenen tenzij een correct ingevuld W-8BEN formulier is ontvangen. W-8 formulieren worden gebruikt om het juiste percentage voorheffing te bepalen die toegepast moet worden op de betalingen die Zazzle doet aan creators en partners die niet woonachtig zijn in de VS. Als uw W-8 formulier eenmaal is goedgekeurd, kan Zazzle beginnen met het ofwel uitbetalen aan de hand van de standaard 30% voorheffing zoals opgelegd door de IRS, of een lager belastingtarief indien u verblijft in een in aanmerking komend land (zie onder voor meer details). Er is veel informatie over W-8 formulieren die beschikbaar wordt gesteld door de IRS, deze informatie is te vinden op de website: https://www.irs.gov/instructions/iw8ben/ch01.html

Disclaimer

De informatie wat betreft W-8 formulieren kan soms verwarrend zijn, aangezien creators en partners uit verschillende landen verschillende informatie dienen in te vullen op hun W-8 formulieren. Zazzle is niet in staat om belastingadvies te geven - we moedigen u aan om contact op te nemen met een belastingadviseur. Er is echter wat algemene informatie die we u kunnen aanreiken wat betreft W-8 formulieren en het verwerken ervan, en het volgende is gebaseerd op veel voorkomende situaties. 

Verschillende soorten W-8 formulieren

In 2014 heeft de IRS meerdere soorten W-8 formulieren opgesteld voor verschillende situaties. Alle verschillende soorten W-8 formulieren kunnen worden gevonden op de Amerikaanse IRS website: https://apps.irs.gov/app/picklist/list/formsPublications.html;jsessionid=XX-O2sg-ix4OTXpHWK+OGA__?value=W-8&criteria=formNumber&submitSearch=Find

Volgens Zazzle’s ervaring is het W-8BEN formulier voor individuen en het W-8BEN-E formulier voor juridische entiteiten zoals bedrijven en vennootschappen het meest voorkomend. Andere versies van W-8 belastingformulieren zijn bedoeld voor andere specifieke typen zakelijke entiteiten. Lees bij de formulieren aandachtig de omschrijvingen en informatie door om te bepalen welk formulier het beste past bij uw specifieke situatie.   

Wat voor informatie dien ik in te vullen? (Gebaseerd op W-8BEN formulier voor individuen)

**Houd er rekening mee dat u uw volledige officiële naam en adres informatie dient te gebruiken zoals bekend bij uw overheid. Houd er rekening mee dat dezelfde informatie zal worden gebruikt bij de betaalinstellingen binnen uw Zazzle account, aangezien we bij Zazzle ook die informatie gebruiken voor verificatie doeleinden, inclusief het verifiëren van informatie op uw W-8 formulier.

Er zijn twee verschillende compleet ingevulde formulieren die Zazzle zal accepteren:

Basis: Als u ons de volgende informatie verschaft kan Zazzle beginnen met het verwerken van uw betalingen met toepassing van de standaard 30% voorheffing zoals verplicht door de IRS:  

 - Uw volledige officiële naam (met uw voornaam als eerst aangegeven) zoals de overheid het gedocumenteerd heeft staan.

- Het land waar u woonachtig bent.

- Uw volledige officiële adres, inclusief postcode indien van toepassing (en uw volledige verzendadres van voorkeur, indien van toepassing).

- Uw geboortedatum (zie formulier voor hoe weer te geven).

- Uw handtekening (echte handtekening of gecertificeerde digitale handtekening).

- De datum waarop u het formulier heeft ondertekend (zie formulier voor hoe weer te geven).

- Uw volledige uitgeschreven naam onder uw handtekening

Nogmaals, de informatie die u verschaft op het W-8 formulier dient zowel overeen te komen met de informatie zoals u die heeft staan binnen de betaalinstellingen van uw Zazzle account en zoals het gedocumenteerd staat bij uw overheid.

Geavanceerd:  In het onderstaande gedeelte kunt u meer lezen over het andere compleet ingevulde formulier dat Zazzle zal accepteren.

Ik woon in een land dat een belastingverdrag heeft met de V.S. Welke informatie moet ik invullen om gebruik te kunnen maken van het voordeel van het belastingverdrag tarief? (Gebaseerd op het W-8BEN formulier voor individuen)

Sommige landen hebben een belastingverdrag gesloten met de VS waardoor er gebruikt gemaakt kan worden van een belastingtarief dat lager is dan de standaard voorheffing voor inkomen types zoals bijvoorbeeld royalties. U kunt hier een lijst vinden van landen die momenteel een belastingverdrag hebben gesloten met de VS en de belastingverdragen zelf: https://www.irs.gov/businesses/international-businesses/united-states-income-tax-treaties-a-to-z

Inwoners van landen die momenteel een belastingverdrag hebben gesloten met de VS hebben de mogelijkheid om in aanmerking te komen voor een lager belastingtarief dan de standaard 30%, door het verschaffen van de volgende informatie:

- Alle informatie die nodig is voor basis acceptatie, zoals uitgewerkt hierboven uitgewerkt. 

- Alle onderdelen van het gedeelte “Claiming Tax Treaty Benefits" zoals aangegeven staat op uw formulier.

- Een van de volgende, of beide:

- Uw Individual Tax Identification Number (“ITIN”) zoals door de IRS verschaft
(https://www.irs.gov/individuals/general-itin-information)  
Voor meer relevante informatie over de ITIN: (https://forum.zazzle.com/news/action_required_international_designer_payment)
- Uw burgerservicenummer, zoals uitgegeven aan u door het land waar u woonachtig bent

Bij het invullen van uw W-8 formulier is het raadzaam om er rekening mee te houden dat het formulier zich in de regel beperkt tot het type inkomen zoals u van Zazzle ontvangt, hierbij moet u bijvoorbeeld denken aan royalties. Veel van de informatie die u nodig heeft kunt u terugvinden in het belastingverdrag tussen de VS en het waar u woonachtig bent (zie link in bovenstaande paragraaf), maar sommige landen vereisen een meer specifieke beschrijving van de herkomst van uw verdiensten bij Zazzle dan in andere landen het geval is. Het is raadzaam om te refereren aan de definities in het belastingverdrag artikel die het beste het type inkomen weergeven zoals u ontvangt van Zazzle.

Daarnaast zijn er ook de belastingtabellen die te vinden zijn in U.S. IRS Publication 515 en van hulp zullen zijn om het correcte belastingtarief op te zoeken die van toepassing is bij het belastingverdrag tussen het land waar u woonachtig bent en de VS: https://www.irs.gov/individuals/international-taxpayers/tax-treaty-tables

Waar kan ik mijn W-8 formulier indienen?

We verzoeken u graag om uw formulier in te dienen met gebruikmaking van een van de volgende methoden:

• E-mail: zazzle-w8@zazzle.com
  • Moet verstuurd worden vanaf de e-mail die geassocieerd is met je Zazzle account
• Fax: 1-650-362-2199
• Partner ID verplicht in Deel 1, Sectie 7 van het W8 formulier (zie onderstaand formulier)
• Verzendadres: Zazzle Inc., 811 Sandhill Road, Reno, NV 89521​, Verenigde Staten
• Partner ID verplicht in Deel 1, Sectie 7 van het W8 formulier (zie onderstaand formulier)

Wat als ik een W-8 formulier indien voor een lager tarief onder een belastingverdrag, maar reeds het 30% standaard voorheffingstarief toegepast heb gekregen op eerdere betalingen?

Als dit uw situatie is, dan is het een teken dat u een verwerkt W-8 formulier bij Zazzle in het systeem heeft staan dat niet zodanig volledig ingevuld is om voor ons het voordeel van het belastingverdrag tarief te hebben kunnen toepassen en zodoende zijn we dus door de IRS verplicht om het standaard 30% belastingtarief toe te passen totdat we een herzien formulier van u ontvangen. Als de enige betaling waarop het van toepassing is geweest binnen de afgelopen 30 dagen heeft plaatsgevonden van indiening van uw W-8 formulier, dan zal uw correct ingevulde W-8BEN formulier voldoende zijn voor het ontvangen van een terugbetaling van het verschil tussen de 30% standaard voorheffing en het correcte belastingtarief binnen het land waar u woonachtig bent. Deze terugbetaling zal inbegrepen zijn in de volgende Zazzle betaling. 

Als u betalingen heeft ontvangen (waarop het standaard voorheffingstarief was toegepast) van meer dan 30 dagen geleden, dan raden wij u aan om de onderstaande informatie te lezen voor details en de tekst in het verklaringsdocument dat u dient in te dienen met uw geüpdate W-8BEN formulier om een terugbetaling te ontvangen: https://forum.zazzle.com/news/refunds_for_international_designers_of

 

Houdt u er a.u.b. rekening mee dat uw correct ingevulde W-8 formulier bij ons binnen moet zijn vóór 12:00 Pacific Standard Time (PST) 1 maart om een terugbetaling te ontvangen voor betalingen die aan u gedaan zijn in het vorige kalenderjaar. Als wij uw formulier later dan 12:00, 1 maart ontvangen, dan zult u alleen in aanmerking komen voor terugbetalingen (het verschil tussen de twee voorheffingstarieven) voor het huidige kalenderjaar. 

Moet ik nog iets anders doen nadat mijn correcte W-8 formulier is verwerkt?

Er zijn gevallen waar we u kunnen vragen om een nieuw W-8 formulier. Stuur ons a.u.b. een geüpdate formulier als:

-          Er een wijziging is van informatie op het W-8 formulier  (verandering van naam, adres, etc.)

-          De IRS een nieuwere versie van het W-8 formulier uitgeeft.

-          De houdbaarheid van uw huidige W-8 formulier verloopt. De levensduur van een W-8 formulier is 3  jaar vanaf de datum waarop u uw formulier heeft ondertekend.

-           Als de IRS nieuwe regels zal hanteren die impact kunnen hebben op uw betaling. 

Wat als ik een inwoner van de VS ben die in het buitenland woont? 

Geef a.u.b. binnen de betaalinstellingen van uw Zazzle account aan dat u een inwoner van de VS bent en verstrek ons de noodzakelijke informatie. Vul daarnaast ook een W-9 formulier in (https://apps.irs.gov/app/picklist/list/formsPublications.html;jsessionid=tqfXlHZyzBDZir9CZC+qSA__?value=w9&criteria=formNumber&submitSearch=Find) en dien het bij ons in per e-mail, fax of verstuur het naar het adres zoals eerder beschreven voor de bovenstaande W-8.

Wat als ik meer informatie nodig heb?

Als u meer informatie nodig heeft, dan kunt u uw vraag e-mailen naar ons W-8 formulier e-mailadres: zazzle-w8@zazzle.com

Nogmaals, Zazzle is niet in staat om belastingadvies te geven, dus we raden u aan om een professionele belastingadviseur in te schakelen die uw belastingsituatie kan evalueren of individueel met u kan samenwerken en adviseren wat voor informatie u dient te verstrekken op uw belastingformulier(en).